Die 7 häufigsten Fehler bei der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter eine jährliche Herausforderung. Fehler können teuer werden und zu Streitigkeiten mit Mietern führen. Wir zeigen Ihnen die häufigsten Stolperfallen und wie Sie diese vermeiden.

1. Falsche Abrechnungszeiträume

Ein klassischer Fehler ist die Verwendung falscher Abrechnungszeiträume. Die Nebenkostenabrechnung muss sich immer auf einen Zeitraum von genau 12 Monaten beziehen. Ausnahmen gelten nur bei Ein- oder Auszug während des Jahres.

2. Nicht umlagefähige Kosten

Nicht alle Kosten dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung. Nur die in der Betriebskostenverordnung aufgeführten Positionen sind umlagefähig.

3. Fehlerhafte Verteilerschlüssel

Die Wahl des richtigen Verteilerschlüssels ist entscheidend. Während Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden müssen, können andere Kosten nach Wohnfläche, Personenzahl oder Wohneinheiten verteilt werden – je nachdem, was im Mietvertrag vereinbart wurde.

4. Verspätete Abrechnung

Die Nebenkostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Verspätete Abrechnungen können dazu führen, dass Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden können.

5. Fehlende Belege

Mieter haben das Recht, die Originalbelege einzusehen. Können Sie diese nicht vorlegen, muss der Mieter die entsprechenden Kosten nicht zahlen. Bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf.

6. Falsche Flächenberechnung

Ein häufiger Streitpunkt ist die Wohnflächenberechnung. Verwenden Sie immer die tatsächliche Wohnfläche gemäß Wohnflächenverordnung, nicht die im Mietvertrag angegebene Fläche, wenn diese davon abweicht.

7. Formale Fehler

Die Nebenkostenabrechnung muss formal korrekt sein. Dazu gehören eine klare Aufstellung aller Kosten, die verwendeten Verteilerschlüssel und eine nachvollziehbare Berechnung des Mieteranteils.

Fazit

Mit der richtigen Vorbereitung und eventuell einer professionellen Software lassen sich die meisten Fehler vermeiden. Investieren Sie Zeit in eine sorgfältige Abrechnung – es erspart Ihnen Ärger und schützt vor finanziellen Verlusten.